Přejít na hlavní obsah

Otevřít v administraci TWICE

orders
Vyplňte předávací kontrolní seznam na obrazovce z objednávky, vyfoťte případné poškození telefonem a obojí uchovejte jako jedno PDF na kartě Dokumenty objednávky. Vytvořené dokumenty a jejich přílohy vysvětluje Objednávka – Dokumenty.

Předpoklady

Potřebná oprávnění: Vytvořit a upravit objednávky k vytvoření dokumentu na objednávce (orders:order_documents:create) a k nahrání jeho fotek. Mají ho všechny vestavěné role včetně role Člen. Vytvoření šablony a její zkratky vyžaduje roli Owner nebo Admin. Viz Uživatelé a role.
Mějte připravené, než začnete:
  • Šablonu kontrolního seznamu s políčky a poli vašeho papírového formuláře, aktivní pro objednávky. Vytvořte ji v Nastavení → Dokumenty. Viz Nastavení – Dokumenty.
  • Zkratku pro dokument se šablonou v bočním panelu objednávky, přidanou v Nastavení → Objednávky → Pohled na objednávku. Viz Pohled na objednávku.
  • Telefon nebo tablet s fotoaparátem na fotky poškození.

Postup

1

Otevřete objednávku

Otevřete Objednávky a zadejte referenci objednávky nebo jméno zákazníka do Hledat ve všech objednávkách. Má-li váš účet víc míst, zkontrolujte nejdřív přepínač místa v levém horním rohu. Klikněte na řádek objednávky. Objednávka se otevře na kartě Shrnutí.
Tabulka objednávek s referencí objednávky v poli Hledat ve všech objednávkách a zvýrazněným řádkem objednávky
2

Klikněte na zkratku kontrolního seznamu

V kartě Zkratky nahoře v bočním panelu klikněte na tlačítko se slovem Vytvořit a názvem kontrolního seznamu, například Vytvořit Předávací kontrolní seznam. Otevře se dialog s kontrolním seznamem a nad ním pole Název souboru.
Karta Zkratky nahoře v bočním panelu objednávky se zvýrazněným tlačítkem Vytvořit pro kontrolní seznam
3

Vyplňte kontrolní seznam

Zaškrtněte políčka, zvolte možnosti a napište poznámky přímo do kontrolního seznamu. Každé pole zůstane v PDF tak, jak ho necháte.
Dialog kontrolního seznamu se dvěma zaškrtnutými políčky, zvolenou možností a napsanou poznámkou, zvýrazněné první zaškrtnuté políčko a pole poznámek
4

Klikněte na Přidat přílohy

Klikněte na Přidat přílohy v levém dolním rohu dialogu. Správce souborů se otevře ve složce objednávky. V jeho levém dolním rohu stojí Použijte jiné zařízení a pod tím QR kód.
Spodní část dialogu kontrolního seznamu se zvýrazněným tlačítkem Přidat přílohy v levém dolním rohu
5

Naskenujte QR kód telefonem

Naskenujte QR kód pod Použijte jiné zařízení fotoaparátem telefonu nebo tabletu a otevřete odkaz, který nabídne. V telefonu se otevře stránka s nadpisem Nahrát média.
Správce souborů ve složce objednávky se zvýrazněným panelem Použijte jiné zařízení a jeho rozmazaným QR kódem
6

Vyfoťte poškození

V telefonu klepněte na tlačítko fotoaparátu nad textem “Klepni pro pořízení fotky nebo nahraj z zařízení” a pořiďte fotku. Telefon ji potvrdí, například 1 fotka nahrána. Další pořídíte přes Pořiď další fotku. Na obrazovce správce souborů přejde na Procházet soubory s novými fotkami zaškrtnutými.
Stránka Nahrát média v telefonu se zvýrazněným tlačítkem fotoaparátu
7

Uložte fotky ke kontrolnímu seznamu

Klikněte na Uložit vybrané v pravém dolním rohu správce souborů. Popisek počítá zaškrtnuté fotky, například Uložit vybrané (2). Správce souborů se zavře a dialog vypíše fotky pod Přílohy pod kontrolním seznamem.
Správce souborů na Procházet soubory se dvěma zaškrtnutými nahranými fotkami a zvýrazněným Uložit vybrané
8

Vytvořte PDF

Zkontrolujte Název souboru nahoře v dialogu a fotky pod Přílohy, pak klikněte na Vytvořit v pravém dolním rohu. Potvrdí to Dokument byl úspěšně vytvořen a dialog se zavře. Nic na objednávce kontrolní seznam nevyžaduje, takže objednávka začne i se uzavře bez něj, pokud ho nikdo nevytvoří.
Vyplněný dialog kontrolního seznamu se zvýrazněným Název souboru, seznamem Přílohy a tlačítkem Vytvořit
9

Otevřete ho z karty Dokumenty

Klikněte na kartu Dokumenty objednávky. Kontrolní seznam je v ní pod svým názvem souboru. Kliknutím na jeho řádek otevřete PDF na nové kartě prohlížeče: kontrolní seznam končí seznamem Přílohy, který jmenuje každý soubor, a každá fotka následuje na vlastní stránce.
Karta Dokumenty objednávky se zvýrazněnou kartou a řádkem PDF kontrolního seznamu

Jak poznám, že to fungovalo?

  • Kontrolní seznam je na kartě Dokumenty objednávky pod názvem souboru, který jste mu dali.
  • PDF ukazuje, co jste zaškrtli, zvolili a napsali, tak, jak jste to nechali.
  • Každá fotka má vlastní stránku za kontrolním seznamem a seznam Přílohy na konci kontrolního seznamu jmenuje každý soubor.

Řešení potíží a časté chyby

Je-li boční panel zavřený, klikněte na tlačítko na pravém konci řady karet. Jinak se žádná zkratka zobrazit nemůže: žádná není nastavená, její šablona už není aktivní pro objednávky, nebo vaše role nemůže vytvářet dokumenty objednávky. Otevřete pak kartu Dokumenty, klikněte na Přidat, zvolte Vytvořit podle šablony a vyberte kontrolní seznam. Viz Pohled na objednávku.
Kontrolní seznam uchová, co jste zadali, ve svém vlastním PDF a nový začíná znovu ze šablony. Nic se nedostane ani ke skladové položce, takže nové poškození zapište ke skladové položce, kde ho uvidí další kolega. Viz Zaznamenat poškozenou položku.
Kontrolní seznam nejde podepsat na obrazovce. Otevřete PDF z karty Dokumenty a vytiskněte ho zákazníkovi k podpisu. Fotku podepsané kopie přidejte na stejné kartě přes Přidat → Nahrát, kde je stejný QR kód. Viz Objednávka – Dokumenty.

Související články

Objednávka – Dokumenty

Vytvořené dokumenty, jejich přílohy a soubory na objednávce.

Nastavení – Dokumenty

Vytvořte šablony, ze kterých kontrolní seznam vzniká.

Pohled na objednávku

Přidejte zkratku pro dokument do bočního panelu objednávky.

Zaznamenat poškozenou položku

Zapište poškození ke skladové položce a vyřaďte ji z provozu.

Vrácení a poškození

Všechny návody k přijetí položek zpět.