Skip to main content
Asiakkaan Dokumentit-välilehti liitettyine tiedostoineen

Asiakkaat > [asiakas] > Dokumentit

Avaa TWICE Adminissa

customers
Ratkaise säilytyskäytäntösi ennen kuin teet henkilöllisyystarkistuksista rutiinia, ja käytä sitten asiakkaan Dokumentit-välilehteä tiedostojen pitämiseen. Osa tilauksista tarvitsee todisteen siitä kuka joku on: ajokortti ennen pakettiautoa, ikätarkistus ennen alkoholilaitteita, passikopio ennen kuin jotain kallista lähtee rakennuksesta. TWICE antaa jokaiselle asiakkaalle Dokumentit-välilehden noiden tiedostojen pitämiseen. Varaudu siihen ettei varmennustyönkulkua ole: mikään ei tarkista dokumenttia, merkitse asiakasta varmennetuksi tai vanhenna tarkistusta. Mekaniikka tässä on yksinkertaista, ja sitä ympäröivät päätökset eivät ole. Ratkaise käytäntö ennen kuin teet tästä rutiinia, koska kansio skannattuja passeja jota et ole ajatellut on vastuu eikä voimavara.

​
Edellytykset

Vaaditut oikeudet: customers:customer_documents, katselu-, luonti-, hallinta- ja poisto-oikeuksina. Kaikilla neljällä järjestelmäroolilla (Owner, Admin, Manager ja Member) on kaikki toiminnot, joten kuka tahansa joka voi avata asiakkaan voi avata hänen henkilöllisyysdokumenttinsa. Punnitse se ensin, käytäntövaiheessa.
Ratkaise ennen aloitusta:
  • Oikeusperusteesi henkilöllisyysdokumenttien säilyttämiseen ylipäätään, ja kuinka pitkään.
  • Kuinka kauan säilytät niitä. Mikään ei vanhenna eikä poista niitä puolestasi.
  • Tarvitsetko dokumentin vai vain tarkistuksen. Usein sinun tarvitsee olla katsonut eikä säilyttää kopiota. Katso ensimmäinen vaihe.

​
Vaiheittainen ohje

1

Päätä säilytätkö dokumentin lainkaan

Päätä tämä ensin, koska latauspainike tekee sen ohittamisesta helppoa. Kolme kantaa, nousevassa riskijärjestyksessä:
2

Kirjaa mieluummin tapahtuma kuin säilytä tiedosto

Kirjaa tarkistus asiakasattribuuttina aina kun voit. Se antaa auditoitavan ja suodatettavan kirjauksen siitä mitä tapahtui ja milloin, tallentamatta passikuvaa. Katso Segmentoi asiakkaat.Ota kolmas vaihtoehto vain kun jokin oikeasti vaatii kopion.
3

Lataa dokumentti

Lataa tiedosto asiakkaan Dokumentit-välilehdellä, ja anna sille nimi joka on kollegalle järkevä vuoden päästä, kuten ajokortti-2026-03 eikä skannaus1.Nimeä tiedosto myöhemmin uudelleen rivivalikosta. Uudelleennimeäminen muuttaa vain näyttönimen ja jättää tallennetun tiedoston paikalleen. Täydet yksityiskohdat ovat sivulla Asiakas – Dokumentit.
4

Kirjaa tarkistus tiedoston lisäksi

Kirjaa lopputulos attribuuttina silloinkin kun säilytät dokumentin: varmennettu kyllä tai ei, ja päivämäärä.Syy on haettavuus. Dokumentti on tiedosto jonka joku joutuu avaamaan ja lukemaan; attribuutti on sarake jota voi suodattaa, joten “keillä asiakkailla on voimassa oleva lupatarkistus” on vastattavissa yhdellä kyselyllä eikä avaamalla profiileja yksitellen. Dokumentti on todiste ja attribuutti on hakemisto.
5

Tiedä mitä kirjaus näyttää jälkikäteen

Lue asiakkaan Toimintoloki nähdäksesi jäljen siitä kuka liitti mitä ja milloin, sillä se kirjaa dokumenttien lisäämiset.Varaudu siihen ettei mitään näistä ole:
  • Ei varmennettu-tilaa profiilissa. Mikään ei merkitse asiakasta varmennetuksi, ja sitä varten attribuuttisi on.
  • Ei vanhenemista. Ensi kuussa vanheneva lupa säilyttää dokumenttinsa ja attribuuttinsa ellet muuta niitä.
  • Ei valvontaa. Mikään ei estä tilausta asiakkaalle jolla ei ole dokumenttia, tai jolla on vanhentunut.
Varmennus portittaa kaupan henkilöstösi kautta eikä ohjelmiston kautta. Kun tarkistuksen on estettävä tilaus, esto on ihminen joka noudattaa menettelyä.
6

Aseta säilytyssääntö ja myös aja se

Päätä jakso, kirjoita se ylös, ja laita toistuva tarkastelu siihen mitä tiimisi oikeasti käyttää. Mikään ei poista näitä tiedostoja, joten tänään ladattu dokumentti on siellä viiden vuoden päästä ellei joku poista sitä.Kaksi käytännöllistä muotoa:
  • Poista palautuksen yhteydessä, tarkistukselle jota tarvitaan vain tavaran luovuttamiseen. Vähäriskisin vaihtoehto.
  • Poista kiinteän jakson jälkeen, kun sääntö vaatii säilytystä. Käytä päivämääräattribuuttia tarkastelupäivälle, jolloin asiakastaulukko voi listata mikä on erääntymässä.
Poista dokumentti tiedostokohtaisesti Dokumentit-välilehdellä. Massapoistoa tai ajastettua poistoa ei ole, ja juuri siksi tarkastelun on oltava jonkun työ.
7

Tarkista kuka voi lukea säilyttämäsi dokumentit

Henkilöllisyysdokumentit ovat yleensä arkaluonteisin data TWICE-tilillä, ja jokainen järjestelmärooli voi lukea niitä. Kun se on väärin toiminnallesi, vipu on mukautettu rooli joka pidättää oikeuden customers:customer_documents. Katso Käyttäjät ja roolit.Mukautetut roolit vain lisäävät oikeuksia järjestelmärooliin, joten tämä tarvitsee oikean järjestelmäroolin alle.

​
Mistä tiedän, että se onnistui?

  • Dokumentti on profiilissa, nimettynä niin että kollega tunnistaa sen avaamatta.
  • Attribuutti kirjaa lopputuloksen ja päivämäärän, joten tarkistus on löydettävissä taulukosta.
  • Toimintoloki näyttää kuka lisäsi sen, mikä on se jälki jota auditointi kysyy.
  • Voit sanoa kuinka kauan säilytät sitä, ja joku omistaa tarkastelun.

​
Vianetsintä ja yleiset sudenkuopat

Varmennettu-tilaa ei ole. Mikään profiilissa ei edusta varmennusta, eikä mikään työnkulku aseta sitä.Luo sille asiakasattribuutti, kyllä/ei tai päivämäärä. Se on sekä kirjaus että se asia jota voi suodattaa.
Ei voi. Mikään ei tarkista dokumentteja tai attribuutteja ennen tilauksen vastaanottoa, eikä mikään estä kassaa niiden perusteella.Pidä portti menettelyllisenä: henkilöstö tarkistaa ennen luovutusta. TWICE ei valvo sitä ohjelmistossa tänään.
Vanhenemisen seurantaa ei ole. Dokumentti ja sen attribuutti pysyvät sellaisina kuin ovat määrittelemättömäksi ajaksi.Kirjaa vanheneminen päivämäärä-attribuuttina, ja pidä tallennettu näkymä suodatettuna menneisiin päiviin. Se muuttaa vanhenemisen asiaksi jonka taulukko nostaa esiin eikä asiaksi jonka muistat.
Kaikilla neljällä järjestelmäroolilla on customers:customer_documents täysin.Kohtele tätä roolisuunnitteluna eikä asetuksena välilehdellä. Katso Käyttäjät ja roolit. Säilytettävän vähentäminen on toinen vipu, ja usein helpompi.
Poista tiedosto Dokumentit-välilehdeltä, mikä on tiedostokohtainen toiminto.Hoida se osana laajempaa pyyntöä eikä erillisenä, koska hän voi kysyä useammasta kuin dokumentista. Katso Vie tai poista asiakkaan tiedot.

​
Aiheeseen liittyvät artikkelit

Vie tai poista asiakkaan tiedot

Tiedonsaanti- tai poistopyyntöön vastaaminen.

Asiakas – Dokumentit

Välilehti säädin säätimeltä.

Segmentoi asiakkaat

Tarkistuksen lopputuloksen kirjaaminen ja löytäminen.

Käyttäjät ja roolit

Kuka voi lukea mitä.