Skip to main content

Asiakkaat > [asiakas] > Dokumentit

Avaa TWICE Adminissa

customers
Osa tilauksista tarvitsee todisteen siitä kuka joku on: ajokortti ennen pakettiautoa, ikätarkistus ennen alkoholilaitteita, passikopio ennen kuin jotain kallista lähtee rakennuksesta. TWICE antaa jokaiselle asiakkaalle Dokumentit-välilehden noiden tiedostojen pitämiseen. Mitä se ei anna on varmennustyönkulkua — mikään ei tarkista dokumenttia, merkitse asiakasta varmennetuksi tai vanhenna tarkistusta. Joten mekaniikka tässä on yksinkertaista, ja sitä ympäröivät päätökset eivät ole. Ratkaise käytäntö ennen kuin teet tästä rutiinia, koska kansio skannattuja passeja jota et ole ajatellut on vastuu eikä voimavara.

​
Edellytykset

Vaaditut oikeudet: customers:customer_documents, katselu-, luonti-, hallinta- ja poisto-oikeuksina. Kaikilla neljällä järjestelmäroolilla — Owner, Admin, Manager ja Member — on kaikki toiminnot, joten kuka tahansa joka voi avata asiakkaan voi avata hänen henkilöllisyysdokumenttinsa. Se on ensimmäinen punnittava asia — katso käytäntövaihe.
Ratkaise ennen aloitusta:
  • Oikeusperusteesi henkilöllisyysdokumenttien säilyttämiseen ylipäätään, ja kuinka pitkään.
  • Kuinka kauan säilytät niitä. Mikään ei vanhenna eikä poista niitä puolestasi.
  • Tarvitsetko dokumentin vai vain tarkistuksen. Usein sinun tarvitsee olla katsonut, ei säilyttänyt kopiota — katso ensimmäinen vaihe.

​
Vaiheittainen ohje

1

Päätä säilytätkö dokumentin lainkaan

Tee tämä ensin, koska se on se päätös joka merkitsee ja latauspainike tekee sen ohittamisesta helppoa.Kolme kantaa, nousevassa riskijärjestyksessä:Keskimmäinen on alikäytetty ja yleensä oikea. Asiakasattribuutti joka kirjaa että tarkistus tapahtui ja milloin, antaa auditoitavan ja suodatettavan kirjauksen tallentamatta passikuvaa — katso Segmentoi asiakkaat. Mene kolmanteen vain kun jokin oikeasti vaatii kopion.
2

Lataa dokumentti

Lataa tiedosto asiakkaan Dokumentit-välilehdellä. Anna sille nimi joka on kollegalle järkevä vuoden päästä — ajokortti-2026-03 eikä skannaus1.Tiedostot voi nimetä myöhemmin uudelleen rivivalikosta; uudelleennimeäminen muuttaa vain näyttönimen ja jättää tallennetun tiedoston paikalleen. Täydet yksityiskohdat ovat sivulla Asiakas – Dokumentit.
3

Kirjaa tarkistus tiedoston lisäksi

Silloinkin kun säilytät dokumentin, kirjaa lopputulos attribuuttina: varmennettu kyllä/ei, ja päivämäärä.Syy on haettavuus. Dokumentti on tiedosto jonka joku joutuu avaamaan ja lukemaan; attribuutti on sarake jota voi suodattaa, joten “keillä asiakkailla on voimassa oleva lupatarkistus” on vastattavissa yhdellä kyselyllä eikä avaamalla profiileja yksitellen. Dokumentti on todiste; attribuutti on hakemisto.
4

Tiedä mitä kirjaus näyttää jälkikäteen

Asiakkaan Toimintoloki kirjaa muutokset tietueeseen, mukaan lukien dokumenttien lisäämiset, joten on olemassa jälki siitä kuka liitti mitä ja milloin.Mitä ei ole:
  • Ei varmennettu-tilaa profiilissa. Mikään ei merkitse asiakasta varmennetuksi; sitä varten attribuuttisi on.
  • Ei vanhenemista. Ensi kuussa vanheneva lupa säilyttää dokumenttinsa ja attribuuttinsa ellet muuta niitä.
  • Ei valvontaa. Mikään ei estä tilausta asiakkaalle jolla ei ole dokumenttia, tai jolla on vanhentunut.
Varmennus siis portittaa kaupan henkilöstösi kautta eikä ohjelmiston kautta. Jos tarkistuksen on estettävä tilaus, esto on ihminen joka noudattaa menettelyä.
5

Aseta säilytyssääntö ja myös aja se

Mikään ei poista näitä tiedostoja. Tänään ladattu dokumentti on siellä viiden vuoden päästä ellei joku poista sitä.Päätä siis jakso, kirjoita se ylös, ja laita toistuva tarkastelu siihen mitä tiimisi oikeasti käyttää. Kaksi käytännöllistä muotoa:
  • Poista palautuksen yhteydessä — tarkistukselle jota tarvitaan vain tavaran luovuttamiseen. Vähäriskisin vaihtoehto.
  • Poista kiinteän jakson jälkeen — kun sääntö vaatii säilytystä. Käytä päivämääräattribuuttia tarkastelupäivälle, jolloin asiakastaulukko voi listata mikä on erääntymässä.
Dokumentin poisto on tiedostokohtainen toiminto Dokumentit-välilehdellä. Massapoistoa tai ajastettua poistoa ei ole, ja juuri siksi tarkastelun on oltava jonkun työ.
Henkilöllisyysdokumentit ovat yleensä arkaluonteisin data TWICE-tilillä, ja jokainen järjestelmärooli voi lukea niitä. Jos se on väärin toiminnallesi, vipu on mukautettu rooli joka pidättää oikeuden customers:customer_documents — katso Käyttäjät ja roolit. Huomaa että mukautetut roolit vain lisäävät oikeuksia järjestelmärooliin, joten tämä tarvitsee oikean järjestelmäroolin alle.

​
Mistä tiedän, että se onnistui?

  • Dokumentti on profiilissa, nimettynä niin että kollega tunnistaa sen avaamatta.
  • Attribuutti kirjaa lopputuloksen ja päivämäärän, joten tarkistus on löydettävissä taulukosta.
  • Toimintoloki näyttää kuka lisäsi sen, mikä on se jälki jota auditointi kysyy.
  • Voit sanoa kuinka kauan säilytät sitä, ja joku omistaa tarkastelun.

​
Vianetsintä ja yleiset sudenkuopat

Varmennettu-tilaa ei ole. Mikään profiilissa ei edusta varmennusta, eikä mikään työnkulku aseta sitä.Ratkaisu: luo sille asiakasattribuutti — kyllä/ei tai päivämäärä. Se on sekä kirjaus että se asia jota voi suodattaa.
Ei. Mikään ei tarkista dokumentteja tai attribuutteja ennen tilauksen vastaanottoa, eikä mikään estä kassaa niiden perusteella.Ratkaisu: portti on menettelyllinen — henkilöstö tarkistaa ennen luovutusta. Jos tarvitset sen valvottuna ohjelmistossa, se ei ole asia jota TWICE tekee tänään.
Odotettua — vanhenemisen seurantaa ei ole. Dokumentti ja sen attribuutti pysyvät sellaisina kuin ovat määrittelemättömäksi ajaksi.Ratkaisu: tallenna vanheneminen päivämäärä-attribuuttina, ja pidä tallennettu näkymä suodatettuna menneisiin päiviin. Se muuttaa vanhenemisen asiaksi jonka taulukko nostaa esiin eikä asiaksi jonka muistat.
Aivan, järjestelmärooleilla — kaikilla neljällä on customers:customer_documents täysin.Ratkaisu: jos se on hyväksymätöntä, vastaus on roolisuunnittelu eikä asetus välilehdellä. Katso Käyttäjät ja roolit. Säilytettävän vähentäminen on toinen vipu, ja usein helpompi.
Poista tiedosto Dokumentit-välilehdeltä — se on tiedostokohtainen toiminto.Ratkaisu: hoida se osana laajempaa pyyntöä eikä erillisenä, koska hän voi kysyä useammasta kuin dokumentista. Katso Vie tai poista asiakkaan tiedot.

​
Seuraavat vaiheet

Vie tai poista asiakkaan tiedot

Tiedonsaanti- tai poistopyyntöön vastaaminen.

Asiakas – Dokumentit

Välilehti säädin säätimeltä.

Segmentoi asiakkaat

Tarkistuksen lopputuloksen kirjaaminen ja löytäminen.

Käyttäjät ja roolit

Kuka voi lukea mitä.