Skip to main content
Asiakasprofiili, se tietue jota tietopyyntö koskee

Asiakkaat > [asiakas] > Yleiset

Avaa TWICE Adminissa

customers
Kerää mitä säilytät, arkistoi tai poista sitten. Asiakkaan pyyntöön saada kopio tiedoistaan tai poistaa ne voi vastata TWICEssä, ja alla oleva rutiini on koko vastaus. Lue tämä ennen kuin lupaat mitään: asiakasprofiili ei ole ainoa paikka jossa hänen tietonsa asuvat.
Tämä kuvaa mitä tuote tekee. Se ei ole oikeudellista neuvontaa, ja se mitä velvoitteesi oikeasti ovat riippuu lainkäyttöalueestasi ja perusteestasi tietojen säilyttämiseen. Päätä käytäntö jonkun pätevän kanssa ja käytä tätä mekaniikkaan.

​
Edellytykset

Vaaditut oikeudet: customers:customer katseluoikeutena vientiin, hallintaoikeutena arkistointiin, ja poisto-oikeutena poistoon. customers:customer_documents mahdollisiin tiedostoihin. Kaikilla neljällä järjestelmäroolilla on nämä. Katso Käyttäjät ja roolit.
Varmista ennen toimintaa:
  • Että pyytäjä on asiakas. Profiilin luovuttaminen kysyjälle on itsessään tietosuojaloukkaus.
  • Kumpi pyyntö on kyseessä. Tiedonsaanti on kopio; poisto on poistaminen. Niillä on eri vastaukset, ja asiakas voi haluta molemmat.
  • Onko hänellä avoimia tilauksia. Poistopyyntö joltakulta jolla on juuri nyt tavarasi on keskustelu, ei tehtävä.

​
Vaiheittainen ohje

1

Kerää mitä säilytät, neljästä paikasta

Kokoa tiedonsaantipyyntö neljästä paikasta. Yhtä “lataa kaikki” -painiketta ei ole:
2

Vie profiili itse asiakastaulukosta

Suodata taulukko yhteen asiakkaaseen, tee tarvitsemasi sarakkeet näkyviksi, ja vie. Tiedosto peilaa näkymän. Katso Vie asiakkaat.
3

Valitse arkistointi tai poisto

Lue seuraukset ennen kuin valitset. Nämä kaksi toimintoa eroavat tavoilla joilla on merkitystä poistopyynnölle:
4

Kohtele arkistointia siistimisenä, ei poistamisena

Käytä arkistointia CRM:n siistimiseen ja poistoa poistopyyntöön. Tuo kolmas taulukon rivi on se joka nappaa ihmiset.Arkistoimasi asiakas joka käy uudelleen kassalla tuodaan takaisin aktiiviseksi automaattisesti, koska kassa täsmää sähköpostilla. Se on tarkoituksellista, jottei hänen uusia tilauksiaan kasaannu piilotetulle tietueelle. Arkistointi ei poista ketään.
5

Poista profiili, ja dokumentit sen mukana

Poista asiakas poistopyynnön johdosta. Tarkista Dokumentit-välilehti jälkikäteen sen varalta että jotain poistettavaksi tarkoitettua jäi, sillä tiedostot ovat arkaluonteisin asia jota todennäköisesti säilytät.
Poisto TWICEssä on pehmeä poisto: tietue merkitään poistetuksi ja tulee tavoittamattomaksi hallintapaneelin ja API:n kautta sen sijaan että se tuhottaisiin fyysisesti tietokannasta. Useimpiin tarkoituksiin se on se mitä “poistettu” tarkoittaa operatiivisesti.Kysy TWICEn tuelta kirjallisesti silloin kun velvoitteesi vaatii vahvistettua fyysistä poistoa tallennustilasta ja varmuuskopioista. Älä oleta sitä hallintapaneelista.
6

Tiedä mikä jää, teetkin mitä tahansa

Varaudu siihen että talouskirjaukset säilyvät profiilin yli, koska sinun on säilytettävä ne:
  • Laskut kantavat oman asiakastilannekuvansa, otettuna kun lasku muodostettiin. Historiallisen laskun nimi ja tiedot on tallennettu laskulle eikä luettu elävästä profiilista.
  • Tilaukset ja maksut jäävät. Tapahtumahistoria on kirjanpitodataa.
  • Jo annetut kuitit ovat muuttumattomia.
7

Kerro asiakkaalle mitä oikeasti poistettiin

Sano, että hänen CRM-profiilinsa on poistettu ja hänen tapahtumakirjauksensa säilytetään sen ajan jonka laki vaatii. Älä kerro asiakkaalle että poistit kaiken, koska et poistanut.Vero- ja kirjanpidon säilytys yleensä ohittaa poistopyynnön tapahtumakirjauksen osalta, mikä on normaalia ja perusteltavaa.
8

Kirjaa että teit sen

Säilytä pyyntö ja vastauksesi siellä missä säilytät sellaisia: tiketti, tapauskansio, mitä prosessisi käyttää. Poistettu profiili ei ole paikka johon voi mennä lukemaan jälkikäteen, ja todisteen siitä että kunnioitit pyyntöä on elettävä pidempään kuin sen tietueen jota se koski.Asiakkaan Toimintoloki kantaa muutokset tietueeseen, mikä on jälkesi profiilin olemassaolon aikana tehdyistä toimista.

​
Mistä tiedän, että se onnistui?

  • Tiedonsaantipyyntö. Olet luovuttanut profiilikentät, tilaushistorian, dokumentit ja toimintojäljen, ja voit sanoa mitä kukin kattaa.
  • Poistopyyntö. Asiakas ei enää näy asiakastaulukossa tai haussa, ja hänen dokumenttinsa ovat poissa.
  • Mikään ei elvyttänyt häntä. Tarkista viikon päästä, sillä arkistoitu-mutta-ei-poistettu tietue palaa jos hän tilaa uudelleen.
  • Voit sanoa mitä säilytettiin ja miksi, eli lasku- ja maksukirjaukset säilytysajan verran.

​
Vianetsintä ja yleiset sudenkuopat

Juuri sitä arkistointi tekee. Hänen sähköpostiaan vastaava kassatapahtuma elvyttää arkistoidun profiilin ja liittää uuden tilauksen siihen.Poista sen sijaan että arkistoisit, kun kyseessä on poistopyyntö. Arkistointi on CRM:n siisteyttä varten.
Laskut tallentavat asiakkaan tilannekuvan otettuna laskun antohetkellä, joten dokumentti pysyy täsmällisenä historiallisena kirjauksena. Se ei lue elävästä profiilista.Selitä säilytysperuste sen sijaan että yrittäisit muuttaa laskua. Talousdokumenttien on tarkoitus olla muuttumattomia.
Älä poista vielä. Tarvitset tietueen saadaksesi laitteesi takaisin, ja veloittaaksesi siitä jos se ei tule.Sulje laina ensin, katso Käsittele palautus, ja kerro asiakkaalle miksi viivytys on. Pyyntö ei velvoita sinua hylkäämään avointa sopimusta.
Ei ole. Tiedonsaantipyyntö kootaan profiilin viennistä, tilaushistoriasta, dokumenteista ja toimintolokista.Työstä ensimmäisen vaiheen neljä paikkaa. Kaikkeen määrälliseen API on reitti, katso API-avaimet.
Tämä on lupamuutos eikä poistopyyntö, ja paljon halvempi.Ota Markkinointilupa pois päältä profiilista. Muista että se on myös poistettava kaikista sähköpostityökaluista joihin olet vienyt, tai seuraava vienti lisää hänet takaisin. Katso Vie asiakkaat.
Poisto tukee valintaa, joten erä on mahdollinen taulukosta.Tarkista valinta kahdesti. Poistolla ei ole kumoamista hallintapaneelissa, eikä väärin asetettu suodatin massapoistossa ole korjattavissa oleva virhe.

​
Aiheeseen liittyvät artikkelit

Varmenna henkilöllisyys

Säilytyspäätökset ennen dokumenttien tallentamista.

Vie asiakkaat

Taulukkovienti ja luvan peruminen.

Arkistointi ja poistaminen

Miten arkistointi käyttäytyy kaikilla kohteilla.

Asiakasprofiili

Kaikki kentät jotka tietue pitää.