Skip to main content

Asiakkaat > [asiakas] > Yleiset

Avaa TWICE Adminissa

customers
Asiakas pyytää kopiota siitä mitä säilytät, tai pyytää sinua poistamaan sen. Molempiin voi vastata TWICEssä, ja molemmissa on reuna joka sinun on tiedettävä ennen kuin lupaat mitään: asiakasprofiili ei ole ainoa paikka jossa hänen tietonsa asuvat. Tämä opas on käytännöllinen rutiini — kerää, sitten arkistoi tai poista — ja rehellinen selostus siitä mitä jää jälkeen.
Tämä kuvaa mitä tuote tekee. Se ei ole oikeudellista neuvontaa, ja se mitä velvoitteesi oikeasti ovat riippuu lainkäyttöalueestasi ja perusteestasi tietojen säilyttämiseen. Päätä käytäntö jonkun pätevän kanssa; käytä tätä mekaniikkaan.

​
Edellytykset

Vaaditut oikeudet: customers:customer katseluoikeutena vientiin, hallintaoikeutena arkistointiin, ja poisto-oikeutena poistoon. customers:customer_documents mahdollisiin tiedostoihin. Kaikilla neljällä järjestelmäroolilla on nämä. Katso Käyttäjät ja roolit.
Varmista ennen toimintaa:
  • Että pyytäjä on asiakas. Profiilin luovuttaminen kysyjälle on itsessään tietosuojaloukkaus.
  • Kumpi pyyntö on kyseessä. Tiedonsaanti on kopio; poisto on poistaminen. Niillä on eri vastaukset, ja asiakas voi haluta molemmat.
  • Onko hänellä avoimia tilauksia. Poistopyyntö joltakulta jolla on juuri nyt tavarasi on keskustelu, ei tehtävä.

​
Vaiheittainen ohje

1

Kerää mitä säilytät, neljästä paikasta

Yhtä “lataa kaikki” -painiketta ei ole, joten tiedonsaantipyyntö kokoillaan:Taulukkovienti on tehokas reitti profiiliin itseensä: suodata yhteen asiakkaaseen, tee tarvitsemasi sarakkeet näkyviksi, ja vie — tiedosto peilaa näkymän. Katso Vie asiakkaat.
2

Valitse arkistointi tai poisto — ne eivät ole sama

Kaksi eri toimintoa aidosti erilaisin seurauksin:Tuo kolmas rivi on se joka nappaa ihmiset. Arkistointi ei ole poistamista. Arkistoimasi asiakas joka käy uudelleen kassalla tuodaan takaisin aktiiviseksi automaattisesti, koska kassa täsmää sähköpostilla — tarkoituksella, jotta hänen uudet tilauksensa eivät kasaudu piilotetulle tietueelle. Jos tarkoituksesi oli poistaa hänet, arkistointi ei tee sitä.Käytä arkistointia CRM:n siistimiseen. Käytä poistoa poistopyyntöön.
3

Poista profiili, ja dokumentit sen mukana

Poista asiakas poistopyynnön johdosta. Tarkista sitten ettei Dokumentit-välilehdelle jäänyt mitään minkä aioit poistaa — tiedostot ovat arkaluonteisin asia jota todennäköisesti säilytät, ja ne ansaitsevat eksplisiittisen katsauksen oletuksen sijaan.
Poisto TWICEssä on pehmeä poisto: tietue merkitään poistetuksi ja tulee tavoittamattomaksi hallintapaneelin ja API:n kautta sen sijaan että se tuhottaisiin fyysisesti tietokannasta. Useimpiin tarkoituksiin se on se mitä “poistettu” tarkoittaa operatiivisesti. Jos velvoitteesi vaatii vahvistettua fyysistä poistoa tallennustilasta ja varmuuskopioista, se on kysymys TWICEn tuelle eikä asia joka oletetaan hallintapaneelista — kysy, ja saa vastaus kirjallisena.
4

Tiedä mikä jää, teetkin mitä tahansa

Profiilin poisto ei ulotu talouskirjauksiin, eikä sen pitäisi — sinun on säilytettävä ne.
  • Laskut kantavat oman asiakastilannekuvansa, otettuna kun lasku muodostettiin. Historiallisen laskun nimi ja tiedot on tallennettu laskulle eikä luettu profiilista, joten ne säilyvät profiilin poiston yli.
  • Tilaukset ja maksut jäävät. Tapahtumahistoria on kirjanpitodataa.
  • Jo annetut kuitit ovat muuttumattomia.
Tämä on normaalia ja perusteltavaa — vero- ja kirjanpidon säilytys yleensä ohittaa poistopyynnön tapahtumakirjauksen osalta. Mutta se tarkoittaa että “poistimme kaiken” ei ole täsmällistä, eikä sinun pitäisi kertoa asiakkaalle että se on. Voit sanoa että hänen CRM-profiilinsa on poistettu ja hänen tapahtumakirjauksensa säilytetään sen ajan jonka laki vaatii.
5

Kirjaa että teit sen

Asiakkaan Toimintoloki kantaa muutokset tietueeseen, mikä on jälkesi profiilin olemassaolon aikana tehdyistä toimista.Poistettu profiili ei ole paikka johon voi mennä lukemaan jälkikäteen, joten säilytä pyyntö ja vastauksesi siellä missä säilytät sellaisia — tiketti, tapauskansio, mitä prosessisi käyttää. Todisteen siitä että kunnioitit pyyntöä on elettävä pidempään kuin sen tietueen jota se koski.

​
Mistä tiedän, että se onnistui?

  • Tiedonsaantipyyntö — olet luovuttanut profiilikentät, tilaushistorian, dokumentit ja toimintojäljen, ja voit sanoa mitä kukin kattaa.
  • Poistopyyntö — asiakas ei enää näy asiakastaulukossa tai haussa, ja hänen dokumenttinsa ovat poissa.
  • Mikään ei elvyttänyt häntä. Tarkista viikon päästä: arkistoitu-mutta-ei-poistettu tietue palaa jos hän tilaa uudelleen.
  • Voit sanoa mitä säilytettiin ja miksi — lasku- ja maksukirjaukset, säilytysajan verran.

​
Vianetsintä ja yleiset sudenkuopat

Juuri sitä arkistointi tekee. Hänen sähköpostiaan vastaava kassatapahtuma elvyttää arkistoidun profiilin ja liittää uuden tilauksen siihen.Ratkaisu: poistopyynnön johdosta poista sen sijaan että arkistoisit. Arkistointi on CRM:n siisteyttä varten, ei poistamista.
Odotettua, ja oikein. Laskut tallentavat asiakkaan tilannekuvan otettuna laskun antohetkellä, joten dokumentti pysyy täsmällisenä historiallisena kirjauksena. Se ei lue elävästä profiilista.Ratkaisu: selitä säilytysperuste sen sijaan että yrittäisit muuttaa laskua. Talousdokumenttien on tarkoitus olla muuttumattomia.
Älä poista vielä. Tarvitset tietueen saadaksesi laitteesi takaisin, ja veloittaaksesi siitä jos se ei tule.Ratkaisu: sulje laina ensin — katso Käsittele palautus — ja kerro asiakkaalle miksi viivytys on. Pyyntö ei velvoita sinua hylkäämään avointa sopimusta.
Ei. Tiedonsaantipyyntö kokoillaan profiilin viennistä, tilaushistoriasta, dokumenteista ja toimintolokista.Ratkaisu: työstä ensimmäisen vaiheen neljä paikkaa. Kaikkeen määrälliseen API on reitti — katso API-avaimet.
Silloin tämä ei ole poistopyyntö lainkaan — se on lupamuutos, ja paljon halvempi.Ratkaisu: tyhjennä Markkinointilupa profiilista. Muista että se on myös poistettava kaikista sähköpostityökaluista joihin olet vienyt, tai seuraava vienti lisää hänet takaisin. Katso Vie asiakkaat.
Poisto tukee valintaa, joten erä on mahdollinen taulukosta.Ratkaisu: ole varovainen sen kanssa. Poistolla ei ole kumoamista hallintapaneelissa, eikä väärin asetettu suodatin massapoistossa ole korjattavissa oleva virhe. Tarkista valinta kahdesti.

​
Seuraavat vaiheet

Varmenna henkilöllisyys

Säilytyspäätökset ennen dokumenttien tallentamista.

Vie asiakkaat

Taulukkovienti ja luvan peruminen.

Arkistointi ja poistaminen

Miten arkistointi käyttäytyy kaikilla kohteilla.

Asiakasprofiili

Kaikki kentät jotka tietue pitää.