Sisäiset ja ulkoiset dokumentit
Dokumentit ovat joko sisäisiä tai ulkoisia sen mukaan, kenelle ne on tarkoitettu.Sisäiset dokumentit
Henkilökunnan käyttöön sisäisiin tarkoituksiin, kuten myymälän perustamiseen, myyntiohjeisiin tai teknisiin tietoihin. Nämä tiedostot näkyvät vain työntekijöille, eikä niitä jaeta asiakkaille.- Esimerkki: myynnin ohjeistus, tekninen tietolehti, myymäläohjeistus.
Ulkoiset dokumentit
Jaetaan automaattisesti asiakkaille, kun ne sisältyvät verkkolistauksiin, tilausvahvistuksiin tai toimitusviesteihin. Nämä tiedostot auttavat asiakkaita ymmärtämään, miten tuotetta käytetään ja hoidetaan.- Esimerkki: käyttöohje, takuutiedot, vuokrausohjeet.
Dokumenttien hallinta
Dokumentteja ja tiedostoja voi ladata suoraan laitteeltasi tai skannaamalla latausikkunassa näkyvän QR-koodin. Näin myymälässä tai kentällä työskentelevä henkilökunta voi helposti liittää mukaan tarpeellisia dokumentteja, kuten päivitettyjä käyttöohjeita tai valokuvia. Nimeä tiedosto uudelleen avaamalla rivin toimintovalikko ja valitsemalla Rename. Tiedoston tallennussijainti pysyy samana — vain näyttönimi muuttuu.
Dokumenttien lähettäminen tilauksille
Rivin toimintovalikon kaksi merkintää määrittävät, mitä dokumentille tapahtuu, kun listaus tilataan. Ne ovat toisistaan riippumattomia — toisen asettaminen ei aseta toista.
Sarakkeet Kopioi tilaukseen ja Order confirmation näyttävät valintamerkin jokaisesta käytössä olevasta merkinnästä. Kun otat Kopioi tilaukseen -merkinnän käyttöön, se vaikuttaa myös taannehtivasti: dokumentti lisätään myös tilauksiin, jotka jo sisältävät tämän listauksen.
Mukautetut sähköpostipohjat sisältävät vain omat liitteensä eivätkä huomioi vahvistusmerkintää.
Samat kaksi merkintää löytyvät myös SKU:n (varastonimike) dokumenteista ja varastoartikkelin dokumenteista. Katso kohdasta Tilauksen dokumentit, miten kopiot päätyvät tilaukselle.
Dokumenttien liittäminen listauksiin
Ladatut tiedostot voidaan säilyttää sisäiseen käyttöön tai liittää suoraan listauksen attribuutteihin. Esimerkiksi attribuutti nimeltä Product Manual voi viitata tiedostoon user_manual.pdf. Tämän jälkeen voit:- Linkittää sen suoraan listaukseen (näkyy asiakkaille, jos merkitty ulkoiseksi), tai
- Hallita sitä Dokumentit-osiossa, jossa se säilytetään ja jäljitetään keskitetysti.
Yleisiä käyttötapauksia
- Tuotetietolehtien liittäminen B2B-listauksiin.
- Käyttö- ja hoito-ohjeiden tarjoaminen vuokratuotteille.
- Media-aineistojen tai markkinointi-PDF-tiedostojen lisääminen myymäläesittelyihin.
Listaustason dokumentit luovat läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta myyntikanavien välillä — ne varmistavat, että jokaiseen listaukseen liittyy oikea tukimateriaali sekä sisäisille tiimeille että asiakkaille.