Přejít na hlavní obsah
Karta Dokumenty zákazníka se seznamem připojených souborů

Zákazníci > [Zákazník] > Dokumenty

Otevřít v TWICE Admin

zákazníci
Rozhodněte o pravidlech uchovávání dřív, než z kontrol totožnosti uděláte běžný postup, a soubory potom ukládejte na kartu Dokumenty zákazníka. Některé objednávky vyžadují doklad o tom, kdo osoba je: řidičský průkaz před výdejem dodávky, kontrolu věku před vybavením s alkoholem, sken pasu před předáním něčeho drahého. TWICE dává každému zákazníkovi kartu Dokumenty pro takové soubory. Nečekejte žádný ověřovací proces: nic dokument nekontroluje, neoznačí zákazníka jako ověřeného ani kontrolu neukončí po vypršení platnosti. Mechanika je proto jednoduchá a rozhodnutí kolem ní nikoli. Pravidla si stanovte dřív, než z toho uděláte rutinu, protože složka naskenovaných pasů, o které jste nepřemýšleli, je spíš závazek než přínos.

​
Předpoklady

Požadovaná oprávnění: customers:customer_documents, zobrazit, vytvořit, spravovat a smazat. Všechny čtyři systémové role (Vlastník, Admin, Manažer a Člen) mají všechny operace, takže kdokoli, kdo může otevřít zákazníka, může otevřít i jeho doklady totožnosti. Zvažte to nejdřív, v kroku o pravidlech.
Rozhodněte před začátkem:
  • Váš právní základ pro uchovávání dokladů totožnosti a po jak dlouhou dobu.
  • Jak dlouho je uchováváte. Nic je za vás nevyprší ani nesmaže.
  • Zda potřebujete dokument, nebo jen kontrolu. Často stačí, že jste se podívali, a kopii uchovávat nemusíte. Viz první krok.

​
Postup

1

Rozhodněte, zda dokument vůbec ukládat

Rozhodněte to jako první, protože tlačítko pro nahrání usnadňuje rozhodnutí přeskočit. Tři přístupy od nejmenšího rizika po největší:
2

Raději zaznamenejte skutečnost než uchovávejte soubor

Kontrolu zaznamenejte jako atribut zákazníka, kdykoli to jde. Dává vám auditovatelný záznam o tom, co se stalo a kdy, bez ukládání obrazu pasu. Viz Segmentujte zákazníky.Třetí možnost zvolte jen tehdy, když kopii skutečně něco vyžaduje.
3

Nahrajte dokument

Nahrajte soubor na kartě Dokumenty zákazníka a pojmenujte ho tak, aby dával smysl i kolegovi za rok, například prukaz-ridic-2026-03 místo scan1.Soubor později přejmenujete z nabídky akcí na řádku. Přejmenování mění jen zobrazovaný název a uložený soubor zůstává, kde byl. Podrobnosti jsou na stránce Karta Dokumenty.
4

Zaznamenejte kontrolu i soubor

Výsledek zaznamenejte jako atribut i tehdy, když dokument uchováváte: ověřeno ano, nebo ne, a datum.Důvodem je dohledatelnost. Dokument je soubor, který musí někdo otevřít a přečíst, atribut je sloupec, podle kterého lze filtrovat, takže otázku „kteří zákazníci mají platnou kontrolu průkazu“ zodpovíte jedním dotazem, a ne otevíráním profilů jeden po druhém. Dokument je důkaz a atribut je rejstřík.
5

Vězte, co záznam ukazuje potom

V Protokolu o aktivitě zákazníka najdete stopu o tom, kdo co připojil a kdy, protože zaznamenává přidávání dokumentů.Nečekejte nic z následujícího:
  • Žádný stav ověřeno na profilu. Nic neoznačí zákazníka jako ověřeného, k čemuž slouží váš atribut.
  • Žádné vypršení platnosti. Průkaz, jehož platnost skončí příští měsíc, si ponechá dokument i atribut, dokud je nezměníte.
  • Žádné vynucení. Nic nebrání objednávce zákazníka bez dokumentu nebo s prošlým dokumentem.
Ověření brání transakci prostřednictvím vašich zaměstnanců, ne softwaru. Tam, kde má kontrola objednávku zablokovat, je blokací člověk, který dodržuje postup.
6

Stanovte pravidlo uchovávání a skutečně ho provádějte

Určete dobu, zapište ji a zařaďte opakovanou kontrolu do nástroje, který váš tým skutečně používá. Nic tyto soubory nemaže, takže dokument nahraný dnes tu bude i za pět let, pokud ho někdo neodstraní.Dvě praktické podoby:
  • Smazat při vrácení, u kontroly potřebné jen k vydání zboží. Možnost s nejnižším rizikem.
  • Smazat po stanovené době, kde uchovávání vyžaduje předpis. Pro datum kontroly použijte atribut s datem, aby tabulka zákazníků vypsala, co je na řadě.
Dokument smažte po jednotlivých souborech na kartě Dokumenty. Neexistuje hromadné vyčištění ani plánované mazání, a právě proto musí být kontrola něčí povinností.
7

Zkontrolujte, kdo může číst uchovávané dokumenty

Doklady totožnosti jsou obvykle nejcitlivější data v účtu TWICE a čtou je všechny systémové role. Tam, kde to pro váš provoz neplatí, je pákou vlastní role, která customers:customer_documents odepře. Viz Uživatelé a role.Vlastní role vždy jen přidávají oprávnění k systémové roli, takže potřebujete správnou systémovou roli pod ní.

​
Jak poznám, že se to povedlo?

  • Dokument je na profilu, pojmenovaný tak, aby ho kolega poznal bez otevření.
  • Atribut zaznamenává výsledek a datum, takže kontrolu najdete v tabulce.
  • Protokol o aktivitě ukazuje, kdo dokument přidal, což je stopa, kterou audit požaduje.
  • Umíte říct, jak dlouho dokument uchováváte, a někdo kontrolu vlastní.

​
Řešení potíží a časté chyby

Stav ověřeno neexistuje. Nic na profilu ověření nepředstavuje a žádný proces ho nenastavuje.Vytvořte pro něj atribut zákazníka, ano/ne nebo datum. Je to záznam i věc, podle které lze filtrovat.
Ne. Nic nekontroluje dokumenty ani atributy před přijetím objednávky a nic na nich nezablokuje pokladnu.Nechte bránu procesní: zaměstnanci kontrolují před předáním. TWICE ji dnes v softwaru nevynucuje.
Sledování platnosti neexistuje. Dokument i jeho atribut zůstávají neomezeně tak, jak jsou.Platnost zaznamenejte jako atribut typu datum a pak si uložte zobrazení filtrované na data v minulosti. Platnost se tak stane něčím, co tabulka ukazuje, ne něčím, co si pamatujete.
Všechny čtyři systémové role mají customers:customer_documents v plném rozsahu.Berte to jako návrh rolí, ne jako nastavení na kartě. Viz Uživatelé a role. Druhou pákou je ukládat méně a bývá snazší.
Smažte soubor na kartě Dokumenty, což je akce po jednotlivých souborech.Vyřiďte to jako součást širší žádosti, ne izolovaně, protože se může ptát na víc než na dokument. Viz Exportujte nebo vymažte data zákazníka.

​
Související články

Exportujte nebo vymažte data zákazníka

Vyřízení žádosti o přístup nebo o výmaz.

Karta Dokumenty zákazníka

Karta, ovládací prvek po ovládacím prvku.

Segmentujte zákazníky

Zaznamenání a dohledání výsledku kontroly.

Uživatelé a role

Kdo co může číst.