Přejít na hlavní obsah
Profil zákazníka, záznam, kterého se žádost o údaje týká

Zákazníci > [Zákazník] > Všeobecné

Otevřít v TWICE Admin

zákazníci
Shromážděte, co o zákazníkovi uchováváte, a potom ho archivujte, nebo smažte. Zákazník, který žádá o kopii svých údajů nebo o jejich odstranění, může být v TWICE vyřízen a postup níže je celý. Přečtěte si to dřív, než cokoli slíbíte: profil zákazníka není jediné místo, kde jeho údaje žijí.
Text popisuje, co produkt dělá. Není to právní poradenství a vaše skutečné povinnosti závisejí na jurisdikci a na právním základu, na němž údaje uchováváte. Pravidla si stanovte s někým kvalifikovaným a tento text použijte pro mechaniku.

​
Předpoklady

Požadovaná oprávnění: customers:customer s právem zobrazit pro export, spravovat pro archivaci a smazat pro smazání. customers:customer_documents pro jakékoli soubory. Všechny čtyři systémové role je mají. Viz Uživatelé a role.
Ujasněte si před zásahem:
  • Že žadatel je zákazník. Vydat profil komukoli, kdo o něj požádá, je samo o sobě porušení.
  • O jakou žádost jde. Přístup je kopie, výmaz je odstranění. Mají různé odpovědi a zákazník může chtít obojí.
  • Zda má otevřené objednávky. Žádost o výmaz od někoho, kdo právě drží vaše zboží, je rozhovor, ne úkol.

​
Postup

1

Shromážděte, co uchováváte, ze čtyř míst

Žádost o přístup vyřiďte ze čtyř míst. Neexistuje jediné tlačítko, které stáhne všechno:
2

Exportujte samotný profil z tabulky zákazníků

Vyfiltrujte tabulku na jednoho zákazníka, zobrazte sloupce, které potřebujete, a exportujte. Soubor odpovídá zobrazení. Viz Exportujte zákazníky.
3

Zvolte archivaci, nebo smazání

Přečtěte si důsledky, než vyberete. Obě akce se liší způsoby, na kterých při žádosti o výmaz záleží:
4

Berte archivaci jako úklid, ne jako výmaz

Použijte archivaci pro úklid v CRM a smazání pro žádost o výmaz. Třetí řádek tabulky je ten, na kterém se lidé nachytají.Archivovaný zákazník, který znovu dokončí objednávku, se automaticky vrátí do aktivního stavu, protože pokladna páruje podle e-mailu. Je to záměr, aby se jeho nové objednávky nehromadily na skrytém záznamu. Archivace nikoho neodstraní.
5

Smažte profil a s ním dokumenty

Při žádosti o výmaz zákazníka smažte. Potom zkontrolujte kartu Dokumenty, zda nezůstalo něco, co jste chtěli odstranit, protože soubory jsou to nejcitlivější, co pravděpodobně uchováváte.
Smazání je v TWICE měkké: záznam se označí jako smazaný a stane se nedostupným v administraci i přes API, ale z databáze se fyzicky nezničí. Pro většinu účelů to provozně znamená „smazáno“.Pokud vaše povinnost vyžaduje potvrzené fyzické vymazání z úložiště a záloh, požádejte podporu TWICE písemně. Nepředpokládejte to na základě administrace.
6

Vězte, co zůstává, ať uděláte cokoli

Počítejte s tím, že finanční záznam profil přežije, protože ho musíte uchovávat:
  • Faktury nesou vlastní snímek zákazníka pořízený při vystavení faktury. Jméno a údaje na historické faktuře jsou uloženy na faktuře, nečtou se živě z profilu.
  • Objednávky a platby zůstávají. Historie transakcí jsou účetní data.
  • Již vydané doklady se nemění.
7

Řekněte zákazníkovi, co bylo skutečně odstraněno

Sdělte, že jeho profil v CRM je odstraněn a záznamy o transakcích se uchovávají po dobu, kterou vyžaduje zákon. Neříkejte zákazníkovi, že jste smazali všechno, protože jste nesmazali.Daňová a účetní povinnost uchovávání obvykle převáží nad žádostí o výmaz u záznamu transakce, což je běžné a obhajitelné.
8

Zaznamenejte, že jste to provedli

Uložte žádost a svou odpověď tam, kde takové věci uchováváte: v tiketu, ve spisu, kdekoli váš postup určuje. Smazaný profil si potom nelze přečíst, a důkaz, že jste žádosti vyhověli, musí přežít záznam, kterého se týkal.Protokol o aktivitě zákazníka nese změny záznamu, což je vaše stopa pro kroky provedené, dokud profil existoval.

​
Jak poznám, že se to povedlo?

  • Žádost o přístup. Předali jste pole profilu, historii objednávek, dokumenty i stopu aktivity a umíte říct, co každé z nich pokrývá.
  • Žádost o výmaz. Zákazník se už neobjevuje v tabulce zákazníků ani ve vyhledávání a jeho dokumenty jsou pryč.
  • Nic ho neoživilo. Zkontrolujte to za týden, protože archivovaný, ale nesmazaný záznam se vrátí, když znovu objedná.
  • Umíte uvést, co se uchovalo a proč, tedy faktury a záznamy o platbách, po dobu uchovávání.

​
Řešení potíží a časté chyby

Tak archivace funguje. Pokladna, která najde jeho e-mail, oživí archivovaný profil a připojí k němu novou objednávku.Při žádosti o výmaz smažte místo archivace. Archivace slouží k pořádku v CRM.
Faktury ukládají snímek zákazníka pořízený při vystavení, takže dokument zůstává jako historický záznam přesný. Nečte se z živého profilu.Vysvětlete důvod uchovávání, místo abyste se pokoušeli fakturu měnit. Finanční dokumenty mají být neměnné.
Zatím nemažte. Záznam potřebujete, abyste dostali vybavení zpět, a abyste za ně mohli účtovat, pokud se nevrátí.Nejdřív uzavřete výpůjčku, viz Vyřiďte vrácení, a zákazníkovi vysvětlete důvod zpoždění. Žádost vás nezavazuje opustit otevřenou smlouvu.
Ne. Žádost o přístup se skládá z exportu profilu, historie objednávek, dokumentů a protokolu aktivity.Projděte čtyři místa z prvního kroku. U velkých objemů využijte API. Viz API klíče.
Jde o změnu souhlasu, ne o žádost o výmaz, a je mnohem levnější.Souhlas se zasíláním marketingových sdělení vypněte na profilu. Pamatujte, že je nutné ho odebrat i v každém e-mailovém nástroji, do kterého jste exportovali, jinak je váš příští export přidá znovu. Viz Exportujte zákazníky.
Smazání podporuje výběr, takže dávku lze provést z tabulky.Výběr zkontrolujte dvakrát. Smazání nemá v administraci vrácení a chybně nastavený filtr při hromadném smazání není chyba, kterou lze napravit.

​
Související články

Ověřte totožnost zákazníka

Rozhodnutí o uchovávání dřív, než uložíte dokumenty.

Exportujte zákazníky

Export tabulky a odvolání souhlasu.

Archivace a mazání

Jak se archivace chová napříč všemi aktivy.

Profil zákazníka

Každé pole, které záznam nese.