Verwalte deine Vermietungen intelligenter, nicht härter

Aus Mangel an geeigneten Lösungen oder aus reiner Gewohnheit verlassen sich viele Vermietungsunternehmen unnötigerweise auf eine große Menge an manueller Arbeit in ihrem Tagesgeschäft. Die Automatisierung des Verleihbetriebs mit Software spart nicht nur viel Zeit, sondern schafft auch die Grundlage für das Wachstum des Unternehmens. Schauen wir uns an, wie eine intelligentere Mietverwaltung aussieht.

Häufige Engpässe, die Vermietungsunternehmen ausbremsen

• Der Bestand wird in Excel verwaltet

• Buchungen und Terminplanung erfolgen mit einem Papierkalender

• Mietverträge werden auf Papier erstellt und in Papierordnern aufbewahrt

• Verschiedene Aufgaben werden mit mehreren separaten Softwares durchgeführt, die nicht miteinander verbunden sind

• Kundendaten werden nicht erfasst oder gespeichert

Ja, wir wissen, dass diese kampferprobten Methoden sicherlich funktionieren, aber sind sie auch optimal und ermöglichen sie es, das Potenzial deines Unternehmens auszuschöpfen? Wir wagen es, nein zu sagen.

Auch wenn du die Arbeit mit jeder der oben genannten Methoden erledigen könntest, kumulieren sich langfristig die Opportunitätskosten der Zeit. All die Minuten, die du mit dem Abheften von Mietverträgen oder der Suche nach Buchungen in einem Papierkalender verbringst, werden zu Stunden und schließlich zu Tagen verschwendeter Zeit, die du anderswo verbringen könntest - für etwas Produktiveres. Schauen wir uns also einmal an, wie du deine Mietverwaltung Schritt für Schritt automatisieren kannst.

Wie automatisierst du deine Vermietungsverwaltung?

Wir verstehen vollkommen, dass ein angehender Mietunternehmer mit leichten Prozessen und Werkzeugen daherkommt. Sobald der Kundenstamm jedoch wächst, werden die Prozesse, die dir bisher gute Dienste geleistet haben, wahrscheinlich zu Engpässen, die das Wachstum deines Unternehmens behindern. Rentle hilft Vermietungsunternehmen vom ersten Tag an dabei, verschiedene Bereiche des Vermietungsgeschäfts zu automatisieren und zu digitalisieren und damit potenzielle Engpässe zu beseitigen.

Online-Buchungen

Mit einer echten E-Commerce-Vermietungssoftware kannst du die Planung von Online-Buchungen über deine Website automatisieren und gleichzeitig eine Kundenerfahrung bieten, die der traditionellen Buchung per E-Mail oder Telefon um Lichtjahre voraus ist.

Mit einem Online-Verleihshop werden deine Produkte so präsentiert, dass die Qualität deiner Ausrüstung und deines Service hervorgehoben wird. Das Beste daran ist, dass alle Buchungen automatisch und ohne manuelle Arbeit in dein Vermietungsmanagementsystem übernommen werden.

→ Erfahre mehr darüber, wie du mit Online-Buchungen wachsen kannst

Bestandsverwaltung

Eine Verleihsoftware, die deine Bestandsverwaltung automatisiert und dir in Echtzeit einen Überblick über deine verfügbaren Produkte an jedem Standort oder über jeden Vertriebskanal gibt, ist ein großer Vorteil für ein Vermietungsunternehmen.

Neben der Berechnung der Verfügbarkeit deiner Produkte ist ein wichtiger Aspekt, wie du deinen Bestand verfolgen möchtest: als Massenbestand oder mit eindeutigen IDs.

Massenbestand

Die Nachverfolgung deines Bestands Massenbestandes ist eine gute Option, wenn es ausreicht, nur zu wissen, wie viele Produkte du insgesamt hast und wie viele davon gerade im Einsatz sind. Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie einfach ist. Bei der Masseninventur kannst du jedoch nicht die Nutzung deiner einzelnen Produkte nachverfolgen, falls du diese Informationen z.B. für die Planung von Produktwartungen benötigst. Gute Produkte, die in der Masse verfolgt werden können, sind meist zusätzlicher oder ergänzender Natur. Oft sind sie auch weniger wertvoll und es gibt mehr Artikel auf Lager, was die Menge angeht. Gute Beispiele sind Fahrradhelme, Skistöcke, Surfbrettleinen und so weiter.

Verwendung eindeutiger IDs

Die Bestandsverfolgung mit eindeutigen Produkt-IDs bietet viele Vorteile. Auch wenn die Einrichtung etwas länger dauert, lohnt es sich, zumindest deine wichtigsten Geräte mit eindeutigen IDs zu versehen. Hier sind die Gründe dafür:

• Mit eindeutigen Produkt-IDs kannst du Daten über die Nutzung deiner einzelnen Geräte sammeln. So kannst du besser einschätzen, wann der optimale Zeitpunkt für die Wartung der Ausrüstung ist, wann du die Ausrüstung weiterverkaufen kannst und ob die Ausrüstung überhaupt eine rentable Investition für dein Unternehmen war.

• Eindeutige IDs ermöglichen es dir, Barcodes zu verwenden. Es ist eine viel schnellere Methode, um Bestellungen auszuführen und zurückkommende Produkte einzuchecken, als wenn du auf einen Computer klickst.

• Eindeutige IDs ermöglichen es dir, spezifische Daten und Notizen für jeden einzelnen Artikel zu speichern. Das kann bei deiner täglichen Arbeit nützlich sein und sorgt für einen effizienten Wissensaustausch in deinem Unternehmen.

Mietverträge und Verzichtserklärungen

Der Mietvertrag ist ein wesentlicher Bestandteil eines guten und vertrauenswürdigen Mietverhältnisses. Der Mietvertrag schützt sowohl dich als auch deinen Kunden vor unerwünschten Ereignissen oder Unfällen.

Ein großer Vorteil von digitalen Mietverträgen und Verzichtserklärungen liegt in der Speicherung dieser Dokumente. Wenn die Situation eintritt, in der du das Dokument zur Hand haben solltest, ist es mühsam, einen Vertrag in Papierform aus deinem Ordnerarchiv zu suchen. Die digitale Aufbewahrung deiner wichtigen Dokumente erleichtert dir die Organisation deiner Unterlagen. Zum Glück haben die meisten Verleihsoftwares Mietverträge als integrierten Teil jeder Buchung.

Egal, ob du dich für Papier oder ein digitales Format entscheidest, stelle sicher, dass sowohl du als auch dein Kunde eine Kopie des Mietvertrags haben.

Kunden-Check-in

Verleihfirmen, die einen hohen Anteil an Laufkundschaft haben, wollen den Prozess der Bedienung von Laufkundschaft beschleunigen, um Warteschlangen und Chaos im Laden zu vermeiden. Das kann bei sehr saisonabhängigen Geschäften der Fall sein, die während der Feiertage einen hohen Kundenandrang haben, wie Ski- und Fahrradverleihe.

Das Ausfüllen der Kundendaten, die Anprobe und die Vorbereitung der Ausrüstung sind die Schritte, bei denen sich oft Warteschlangen bilden. Natürlich hat die Ladenfläche einen großen Einfluss darauf, was getan werden kann, um die Warteschlangen zu verkürzen, aber hier sind ein paar Ideen, wie du den Kundenservice im Laden beschleunigen kannst.

1. Biete eine separate Abholstation für Leute, die online gebucht haben. Indem du ihre Ausrüstung im Voraus, während der stillen Stunden, vorbereitest, kannst du deine eigene Arbeit viel besser planen und dich auf die Laufkundschaft während der geschäftigsten Stunden des Tages konzentrieren.

2. Füge mehr Check-in-Kioske hinzu, an denen die Leute ihre Daten eingeben können. Mit Rentle kannst du jedes Tablet-Gerät in einen Check-in-Kiosk verwandeln. Das ist eine gute Möglichkeit, die Anzahl der Check-in-Kioske zu erhöhen, wenn es nötig ist.

3. Teile die Aufgaben deines Personals auf. Weisen Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Aufgaben zu, anstatt dass ein Mitarbeiter dem Kunden während des gesamten Verleihvorgangs hilft. Wenn du eine Person hast, die bei der Anprobe hilft, eine zweite, die die Ausrüstung einstellt, und eine dritte, die die Zahlung entgegennimmt, wird der ganze Prozess sowohl für deine Mitarbeiter als auch für deine Kunden viel schneller.

Retouren

Plane einen speziellen Ablauf für die zurückkehrenden Kunden. Eine gute Praxis ist zum Beispiel ein separater Raum oder ein Regal für zurückgegebene Produkte, wo die Kunden ihre zurückgegebenen Geräte einfach abstellen können. Ein Mitarbeiter sollte immer bestätigen, dass die Ausrüstung zurückgegeben wurde.

Wenn du eindeutige Produkt-IDs verwendest, um deinen Bestand zu verfolgen, ist es möglich, einen auf Selbstbedienung basierenden Rückgabefluss zu schaffen, da du in der Lage bist, jede zurückgegebene Ausrüstung zurückzuverfolgen und ihrem vorherigen Nutzer zuzuordnen. Das solltest du vielleicht in Betracht ziehen, wenn es wirklich hektisch wird. Es ist jedoch immer besser, einen Mitarbeiter zu haben, der zurückgegebene Produkte entgegennimmt.

Zahlungen

Online-Buchungen und Zahlungen im Voraus zu erhalten, ist eine der besten Möglichkeiten, deine Arbeit zu beschleunigen und Reibungsverluste zu vermeiden. Online-Zahlungen sind ein integrierter Bestandteil des Online-Shops von Rentle.

Berichtswesen

Das notwendige Übel eines jeden Unternehmers, das Berichtswesen, wird zu einer zeitraubenden Aufgabe, wenn du Zahlen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen musst. Eine Verleihsoftware wie Rentle erstellt alle notwendigen Berichte, die du brauchst, und spart so viel Zeit, die du im Backoffice mit dem Papierkram verbringen musst.

Zusammenfassung

Mit dem richtigen Toolstack wird dein Arbeitstag deutlich einfacher. Daher sollte die Investition in eine Mietsoftware nicht nur als Kostenfaktor gesehen werden. 

Wir empfehlen dir dringend, die Möglichkeiten zur Automatisierung deines Betriebs Schritt für Schritt zu untersuchen. Du sparst enorm viel Zeit, die du nutzen kannst, um dein Geschäft auszubauen und deinen Kunden unvergessliche Verleiherlebnisse zu bieten.

Schließlich ist Zeit die wertvollste Ressource, die wir bei der Arbeit und im Leben allgemein haben, und Zeit ist das, was du kaufst, wenn du dich entscheidest, in eine Verleihsoftware zu investieren. Also arbeite intelligenter.